Méthode « Une bonne gestion administrative me fait gagner du temps »

« Mais où ai-je pu ranger ce papier ? » C’est pour ne plus avoir à répondre à cette question qu’Angélique Heuzé a pris les choses en mains. Productrice de lait, elle est installée à Val d’Anast, en Ille-et-Vilaine, en Gaec avec son mari Jean et un salarié, sur 265 ha. Leur production est de 905 000 litres et elle est élue à la chambre d’agriculture, dans sa coopérative Eureden et au service de remplacement cantonal : ses journées sont bien remplies.

Le volume de paperasse

« Au fil du temps et de l’évolution de l’exploitation, le volume de la paperasse n’a fait que croître, constate Angélique. Les premières années, je ne me rendais pas compte de l’importance du classement. Le déclic a eu lieu lors d’une déclaration de revenus, lorsqu’il a fallu courir après les papiers. Maintenant je sais qu’un document reçu en février peut être utile en novembre. S’il est classé, je le trouverai d’autant plus rapidement. »

Trier, classer, ranger

« Pour le classement, je fonctionne par couleur. À chaque nouvel exercice comptable, le classeur pour les factures, celui pour les documents, etc. et les pochettes papier sont de la même couleur. » Elle a aussi un classeur par dossier : banque, assurance, MSA, salarié… Tous les papiers sont archivés dans des boîtes dédiées et Angélique se reporte à un guide des chambres d’agriculture (lire l’encadré) pour savoir quand jeter.

« L’important est d’avoir de la méthode pour trouver facilement et rapidement un document en établissant un plan de classement propre à chacun, mais où le conjoint ou l’associé vont pouvoir aussi s’y retrouver, confirme Nabila Gain, conseillère à la chambre d’agriculture de Bretagne. L’idéal est de suivre ce plan de classement aussi bien dans les dossiers physiques que numériques (dossier de l’ordinateur et boîte mail), pour gagner en efficacité. Prévoir un bureau pour se poser, fixer un temps dédié dans la semaine, le mois, et avoir de la motivation pour ne pas se laisser noyer par les différentes sollicitations. »

« Comme nous sommes en couple, nous avons un bureau consacré à la partie administrative à la maison, argumente­ Angélique. Cela permet de faire les papiers tout en ayant un œil sur les enfants. »

Le Gaec dispose, par ailleurs, d’un bureau technique sur l’exploitation, à côté des robots, où sont classés et accessibles tous les documents utiles (ordonnances vétérinaires, papiers du contrôle laitier…) au salarié.

Dès que le courrier arrive, elle fait un premier tri grâce à un casier à tiroir (« à traiter », « factures payées », « à classer », « privé »…) « Tous les quinze jours, je prends une demi-journée pour faire le classement. Comme nous sommes en TVA trimestrielle, cela m’oblige à être rigoureuse sur mes enregistrements. »

Les prélèvements automa­tiques (vétérinaires, coopératives…) lui font gagner du temps. « Le temps passé à la gestion administrative n’est pas perdu car en dépendent entre 50 à 80 % du revenu », complète Nabila Gain.

Isabelle Lejas